De-Clutter your inbox

Seguendo la politica del “Cloud First Mobile First” promossa da Satya Nadella, stiamo iniziando a vedere nuove features che vengono rilasciate solo per l’ambiente on-line e forse (ma non ne sono così sicuro) un giorno saranno disponibili anche per gli ambienti on-premis.

Una di queste features è il Clutter, che è stata rilasciata agli utenti Exchange Online.

Il Clutter è una feature di Exchange Online che ha l’obiettivo di semplificare l’organizzazione della inbox dell’utente, spostando in una folder denominata “Clutter” le mail che hanno priorità minore, in base ad una serie di criteri:

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I criteri sono basati su una logica di “auto apprendimento”, in base a come l’utente tratta le mail ricevute nella sua inbox. Ad esempio si tiene conto dell’importanza e dell’ordine con cui vengono lette le mail di un certo destinatario o che hanno un determinato oggetto. In pratica il sistema “impara” dall’utente il modo di trattare le mail ricevute ed applica quanto ha imparato.

Il meccanismo di auto-apprendimento può essere integrato da azioni manuali, ad esempio, da OWA è possibile selezionare una mail ricevuta nella inbox e applicare l’azione “Move to Clutter”, per dare evidenza al sistema che quella mail è da considerare a bassa priorità e quindi vogliamo che vada a finire del Clutter folder:

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Ovviamente il discorso vale anche al contrario, se qualcosa è finito nel Clutter folder che invece consideriamo prioritario, è possibile applicare l’azione “Move to inbox”, in questo modo stiamo dicendo che quella tipologia di mail, per noi, ha importanza prioritaria e non deve essere spostata nel Clutter folder:

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Nelle logiche di filtering delle mail, ci sono alcuni mittenti che non verranno mai filtrati:

  • Me stesso
  • Chi ha me come “manager”
  • Il mio “manager”

Per “imparare”, il sistema di auto-apprendimento tiene conto di come leggiamo le mail, con che ordine e con che tempistiche, tenendo conto dei seguenti aspetti:

  • Il mittente
  • Se la mail appartiene ad una conversazione
  • Se io sono l’unico destinatario o meno
  • L’importanza

Dai settings di OWA è possibile abilitare o disabilitare il Clutter.

Ovviamente il Clutter folder è visibile anche da Outlook:

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Spostando le mail dalla inbox al Clutter folder o viceversa andiamo ad istruire il sistema sulle nostre logiche di organizzazione della mailbox.

La categorizzazione delle mail in base ai filtri del Clutter lavora a livello di trasporto, per cui l’organizzazione avviene prima che la mail raggiunga la inbox.

Dal punto di vista dell’amministrazione del sistema, ci sono alcuni task che possono tornare utili, come ad esempio, lavorando con transport rules, è possibile fare in modo che alcune mail bypassino il filtro del Clutter, assicurandoci che vengano sempre recapitate nella inbox.

Per farlo è necessario impostare il volore di “true” al campo “X-MS-Exchange-Organization-BypassClutter” nell’header del messaggio.

Per farlo da Powershell:

New-TransportRule –Name “BypassClutter” -SubjectContainsWords “Client Order” -SetHeaderName “X-MS-Exchange-Organization-BypassClutter” -SetHeaderValue “true”

Un altro task che l’amministratore del tenant può eseguire è la personalizzazione del messaggio che viene generato e inviato all’utente, per invitarlo ad abilitare il Clutter. Il messaggio viene inviato all’utente quando il meccanismo di auto apprendimento ha sufficienti elementi per iniziare a fare il suo lavoro. In particolare questi sono i criteri che devono essere verificati perchè venga inviato il messaggio di notifica all’utente:

  • Exchange ha sufficienti informazioni sulla mailbox dell’utente, per determinare il meccanismo di Clutter da applicare?
  • L’utente ha ricevuto almeno 3 messaggi “clutter” e 3 messaggi “non clutter”?

  • Lo stato dell’autoapprendimento riflette il comportamento attuale dell’utente?

  • La versione del filtro creato dal meccanismo di auto-apprendimento è ancora valido?

  • Almeno l’85% di quanto è stato riconosciuto come “clutter” si è rivelato realmente “clutter”?
  • Non più del 20% dei messaggi si sono rivelati falsi positivi?

Se tutti questi criteri vengono verificati, l’utente riceverà una mail che gli spiegherà il meccanismo di funzionamento del clutter e lo inviterà ad abilitare la funzione.

Questa mail è personalizzabile, ma al momento Microsoft non ha ancora pubblicato le indicazioni su come farlo.

Altro task di fondamentale importanza applicabile al Clutter è l’abilitazione di retention policy per vuotare o archiviare il contenuto del Clutter folder, in modo automatico.

Questo documento spiega come farlo:

https://technet.microsoft.com/library/dn783294(v=exchg.150).aspx

A disposizione dell’amministratore ci sono anche delle cmdlet Powershell per il controllo del Clutter, riporto alcuni esempi di utilizzo.

Questo comando consente di disabilitare l’attivazione del Clutter per gli utenti che non l’abbiano ancora attivato:

Get-Mailbox | ?{-not (Get-Clutter -Identity $_.Alias).IsEnabled} | %{Set-Clutter -Identity $_.Alias -Enable $false}

Questo comando invece fornisce un report sullo stato d’attivazione del Clutter per tutti gli utenti:

$hash=$null;$hash=@{};$mailboxes=get-mailbox;foreach($mailbox in $mailboxes) {$hash.add($mailbox.alias,(get-clutter -identity $mailbox.alias.tostring()).isenabled)};$hash | ft

A presto.

Roberto